Chefs d’entreprise : votre temps est précieux ! Chaque minute de votre travail compte et doit être consacrée à des activités à forte valeur ajoutée. Mais voilà, la gestion quotidienne d’une entreprise implique des tâches chronophages qui vous éloignent de vos objectifs. Et parmi les plus importantes, on retrouve bien sûr la gestion des ressources humaines.
Vous avez déjà pensé à l’externaliser, mais vous n’avez pas le budget pour faire appel à un cabinet RH ? Pas d’inquiétude. Un office manager dispose de toutes les compétences pour prendre en charge la majorité des missions liées aux ressources humaines. Le bonus ? Il peut même vous accompagner dans d’autres domaines, comme la compatibilité, la communication ou l’événementiel.
Alors, pour vous aider à vous recentrer sur le cœur de votre activité, découvrez 7 missions RH à déléguer de toute urgence à votre office manager.
Quelles sont les tâches d’un office manager ?
En France, le métier d’office manager est encore souvent assimilé à celui d’assistant(e) de direction. Pourtant, ses missions sont en réalité beaucoup plus diversifiées. En effet, il peut endosser un rôle plus stratégique, ce qui en fait un partenaire idéal au développement des start-ups et PME françaises. Ainsi, si de manière générale, il assure le bon fonctionnement de l’entreprise, il peut aussi se positionner en tant que véritable bras droit du dirigeant.
Son expertise dans plusieurs domaines lui permet en fait de s’adapter aux besoins de la structure. De cette façon, il peut être amené à intervenir sur des missions extrêmement variées telles que :
- la gestion des services généraux ;
- la pré-comptabilité ;
- la gestion administrative ;
- le suivi budgétaire ;
- la communication interne et externe ;
- l’organisation d’événements ;
- la mise en place et l’amélioration de la démarche RSE ;
- la digitalisation des outils de travail.
À ce large spectre de compétences, s’ajoute celle de la coordination des ressources humaines. Couramment demandé par les entreprises, le travail d’un office manager est particulièrement apprécié dans les petites structures. En effet, dans les TPE et PME, le dirigeant porte souvent lui-même la casquette de DRH. Or, il s’agit d’un univers complexe, qui requiert une expertise spécifique. Parfois compliquée à appréhender pour des chefs d’entreprise déjà bien occupés.
Office manager et RH : 7 missions à déléguer pour gagner en productivité
Sans occuper le poste de responsable ou de directeur RH, l’office manager peut donc apporter son soutien au service des ressources humaines. Pour vous aider à mieux cerner l’étendue de ses compétences, voici en détails les 7 missions RH qu’un office manager peut prendre en charge dans votre entreprise.
1. L’office manager, une aide précieuse au recrutement
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Un office manager n’est pas responsable de faire lui-même passer les entretiens de recrutement. En revanche, il apporte son aide en matière de sourcing et de sélection des candidats. Ainsi, il peut partir en quête de talents pour les différents services de l’entreprise. Il utilise alors des plateformes de recrutement ou des réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn. Il s’assure alors de réaliser une présélection rigoureuse pour éviter les erreurs de recrutement.
De plus, pour alléger la charge de travail du chef d’entreprise ou du service RH, il peut aussi :
- rédiger les offres d’emploi ;
- trier les CV selon les critères définis en amont ;
- participer à l’organisation des entretiens d’embauche.
2. La gestion des contrats de travail : une mission idéale pour un expert de l’administratif
En véritable spécialiste de l’administratif en entreprise, l’office manager peut tout à fait prendre en charge la rédaction des contrats de travail. Chronophage, toutefois indispensable, il s’agit en effet d’une mission RH intéressante à déléguer. Vous pourrez ainsi compter sur l’expérience de l’office manager pour éviter les erreurs administratives.
D’ailleurs, il peut s’appuyer sur des modèles pré-existants ou même travailler avec l’IA pour rédiger une première version d’un contrat de travail. Par la suite, il se rapprochera d’un avocat en droit social ou d’un expert-comptable pour veiller à ce que chaque contrat soit conforme à la loi.
3. Office manager et RH : son intervention dans l’onboarding des nouveaux collaborateurs
L’intégration d’un nouveau salarié est une étape primordiale pour le nouvel arrivant comme pour l’entreprise. En effet, un onboarding réussi contribue à le rendre plus engagé et donc plus productif sur le long terme. Et là encore, l’office manager a son rôle à jouer.
En se basant sur le fonctionnement de l’entreprise, il conçoit un programme d’onboarding efficace pour une intégration fluide des nouvelles recrues. Planification de l’accueil, organisation des formations, présentation des équipes… Gérer toutes les étapes de l’onboarding fait partie des compétences d’un office manager.
En outre, il s’appuie sur des outils collaboratifs en ligne pour rendre les tableaux de bord de suivi accessibles à tous les services concernés. Idéal pour continuer d’utiliser les nouvelles procédures mises en place par l’office manager, même après la fin de son intervention dans l’entreprise.
4. Le soutien de l’OM dans la gestion de la paie et des avantages sociaux
Dans les petites entreprises, il est rare de trouver un service dédié à la gestion de la paie. Pourtant, il s’agit encore d’un domaine essentiel en matière de ressources humaines. Voilà pourquoi, il peut être intéressant de compter sur un office manager pour soutenir le chef d’entreprise sur cet aspect complexe. Vous pouvez ainsi lui confier le suivi des variables de paie et des avantages sociaux. En s’appuyant sur des logiciels spécialisés comme PayFit ou ManaTime, il est capable de répertorier les heures supplémentaires réalisées, gérer les remboursements de frais professionnels, ou encore inscrire un employé à la mutuelle d’entreprise.
5. Absences et congés : l’expertise RH d’un office manager
Vous le savez déjà : une mauvaise gestion des absences et des congés peut entraîner une baisse de la productivité de l’entreprise. Rassurez-vous ! Là encore, un office manager vous apporte son soutien. Que ce soit dans la mise en place d’un système de suivi ou dans la gestion de celui-ci, il vous fait gagner un temps précieux au quotidien.
En effet, il peut vous aider à définir une procédure claire pour les demandes de congés. De quoi garantir la bonne coordination des équipes et le respect des droits des employés. Par la suite, l’enregistrement des absences grâce aux outils mis en place peut aussi faire partie des missions de l’office manager.
Avec son regard stratégique, il analyse ainsi en un coup d’œil l’état des effectifs. Il peut alors anticiper les périodes de forte activité et organiser les remplacements ou besoins temporaires nécessaires.
6. Formation et développement des compétences : un point de vue stratégique
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Efficacité, reconnaissance, épanouissement personnel… La formation continue est un levier essentiel pour le bien-être et la productivité de vos collaborateurs. Et donc pour la croissance de votre entreprise. Vous aimeriez faire monter vos salariés en compétences, mais vous ne savez pas par où commencer ? Encore une fois, l’office manager est à vos côtés. En collaboration avec le service RH et grâce à son expertise, il vous aide à identifier les besoins en formation. Puis, sur un plan plus opérationnel, il vous accompagne dans l’organisation des sessions de formation, ainsi que dans le suivi des résultats.
7. La veille juridique, une mission à confier à un office manager
Toute entreprise se doit de se tenir à jour des évolutions du droit du travail afin de continuer à respecter ses obligations légales. Si cette mission est souvent confiée au service RH d’une grosse structure, elle peut aussi faire partie des tâches déléguées à un office manager.
Il peut ainsi être amené à mettre en place un système de veille juridique auprès de services publics comme Legifrance. Il peut également s’abonner à des newsletters spécialisées comme celle de la Chambre de commerce et d’industrie de votre territoire.
Une fois les évolutions juridiques identifiées, l’office manager adapte les procédures internes de l’entreprise pour assurer sa conformité. Il est aussi garant de la bonne diffusion de ces informations à toutes les équipes. Des managers aux salariés, il organise des réunions d’information ou rédige des notes de service pour s’assurer que tous les collaborateurs appliquent les nouvelles recommandations.
L’office manager : un soutien essentiel aux ressources humaines
Gestion de la paie, des contrats de travail, de l’onboarding… Déléguer certaines missions RH vous permet de gagner du temps au quotidien pour vous consacrer pleinement au développement stratégique de votre activité. En tant qu’expert du pilotage d’entreprise, faire appel à un office manager pour vos missions RH vous assure une gestion efficace et conforme. D’ailleurs, collaborer avec un OM freelance vous permet de bénéficier de ses expériences dans d’autres entreprises et donc de ses bonnes pratiques.
Vous souhaitez gagner en efficacité et externaliser votre gestion RH ? Digital Agency prend en charge toutes vos missions chronophages du quotidien pour vous aider à optimiser votre productivité. Consultez nos services ou contactez-nous pour toute demande de devis !
