Selon une étude menée par Sage, les petites et moyennes entreprises passeraient en moyenne 142 jours par an à gérer des tâches administratives. En plus, dans les plus petites structures, c’est souvent le dirigeant qui s’y colle ! Sauf qu’en tant que chef d’entreprise, vous avez des sujets bien plus stratégiques à gérer. Et cumuler des tâches chronophages et répétitives vous fait non seulement perdre du temps, mais génère aussi du stress et impacte fortement votre productivité. La solution ? Déléguer ces tâches à un professionnel de l’administratif ! Mais comment choisir le bon profil ? Faut-il engager en interne ou externaliser ? Pour vous aider à trouver l’option la plus adaptée à votre structure, voici un comparatif des solutions d’aide administrative possibles en entreprise et nos conseils pour prendre votre décision.
Pourquoi déléguer ou externaliser les tâches administratives dans une entreprise ?
En tant que dirigeant, vos journées sont déjà bien chargées. Et jongler entre missions stratégiques et tâches administratives n’est pas toujours évident. Pire, cela peut même faire baisser votre productivité. Perte de temps, erreurs, stress… La gestion administrative est la bête noire de beaucoup de TPE et PME.
Vous sentez que vous ne pouvez plus tout gérer tout seul ? Il est peut-être temps de faire appel à un assistant ou une assistante administrative pour vous épauler. Son rôle ? Vous faire gagner du temps au quotidien en prenant en charge les tâches chronophages et répétitives. Mais ce n’est pas tout ! Avoir recours à une aide administrative en entreprise permet aussi de réduire le risque d’erreurs et d’améliorer votre organisation interne.
Voici une liste non-exhaustive des missions à confier à un support administratif :
- organisation, classement, archivage ;
- suivi des e-mails ;
- facturation et relances des impayés ;
- secrétariat ;
- organisation des agendas et des plannings ;
- commande de fournitures ;
- support comptable…
Qui peut s’occuper des démarches administratives en entreprise ?
Il existe plusieurs solutions d’aide administrative pour une entreprise. Assistant administratif, assistante de direction, office manager… Explorons un peu plus en détails les possibilités qui s’offrent à vous.
Option 1 : Embaucher un assistant administratif en interne
Intégrer un assistant ou une assistante administrative au sein de vos équipes est idéal si vous avez besoin de quelqu’un pour votre gestion quotidienne. Suivi des e-mails, secrétariat, facturation… Il peut prendre en charge de nombreuses missions pour optimiser votre gestion administrative interne.
Toutefois, son embauche implique des coûts importants (recrutement, salaire, formation…). Assurez-vous donc en amont que vos besoins nécessitent cet engagement financier dans le temps.
Option 2 : Faire appel à une secrétaire indépendante ou un assistant virtuel
Vous n’avez pas besoin de quelqu’un à temps plein ? En externalisant votre gestion administrative, vous pouvez définir un temps de travail selon vos besoins réels. Vous pouvez tout à fait faire appel à un prestataire extérieur pour seulement quelques heures par semaine.
L’avantage ? Une meilleure maîtrise des coûts, une expertise pointue et un professionnel efficace tout de suite ! Parfait pour déléguer des tâches administratives spécifiques comme la gestion comptable, le recouvrement d’impayés, la gestion de paie, etc.
Option 3 : Collaborer avec un office manager freelance
À la différence d’un assistant administratif virtuel ou d’une secrétaire indépendante, l’office manager dispose d’une expertise plus stratégique. Ainsi, en plus de prendre en charge vos tâches administratives, il vous accompagne également dans des missions plus exigeantes : RH, gestion financière, pilotage, optimisation des process, etc.
Aide administrative en entreprise : comparatif
| Avantages | Inconvénients | |
| Assistant(e) administratif(ve) salarié(e) | – Présence à temps plein dans vos locaux – Forte implication dans votre entreprise – Bonne intégration à l’équipe existante | – Coûts importants – Engagement financier sur le long terme – Temps nécessaire pour la formation et l’encadrement |
| Secrétaire indépendant(e) | – Coûts adaptés à vos besoins – Pas de besoin de formation ni de supervision – Expertise spécialisée selon les tâches – Gain de temps grâce à des professionnels autonomes | – Moins d’intégration à l’équipe interne – Moins de contrôle direct sur les missions – Dépendance à un prestataire externe pour des tâches clés |
| Office manager freelance | – Expertise plus large – Vision stratégique pour optimiser les process – Souplesse pour des missions ponctuelles ou récurrentes – Adaptation des coûts selon les besoins | – Moins de disponibilité qu’un salarié à temps plein – Moins d’ancrage dans la culture d’entreprise |
Aide administrative en entreprise : comment choisir la bonne option et le meilleur profil ?
Voici quelques conseils pour être sûr de choisir la solution de support administratif.
Définissez vos besoins en gestion administrative
Dans un premier temps, il est nécessaire de cerner vos attentes avec précision. Pour cela, quelques critères doivent être pris en compte, notamment :
- la nature des tâches à déléguer ;
- le volume de ces tâches ;
- votre budget ;
- la taille de votre entreprise ;
- la nécessité d’une présence physique ou non.
Vous voulez simplement gagner du temps ? Un assistant virtuel prend en charge toutes vos tâches récurrentes et chronophages pour un budget limité.
Vous êtes plutôt à la recherche d’un véritable partenaire stratégique ? Collaborer avec un office manager est peut-être plus adapté. C’est le partenaire idéal des start-ups en pleine croissance !
Enfin, dans une entreprise plus établie comme une PME, un volume administratif conséquent peut justifier l’embauche d’un salarié à temps plein.
Ciblez les soft skills et hard skills indispensables
La gestion de tâches administratives demande beaucoup de rigueur et d’organisation, mais pas que ! Autonomie, capacité d’adaptation, force de proposition, relationnel, maitrise de logiciels spécifiques… Listez les compétences que vous cherchez dans le profil de votre futur collaborateur pour vous aider à trouver la bonne personne.
Choisissez entre embauche ou externalisation de votre gestion administrative
Travailler avec un prestataire freelance a l’avantage de vous apporter plus de souplesse et de flexibilité dans votre collaboration. Au contraire, recruter un salarié en CDI ou CDD implique des coûts fixes plus importants, mais aussi un engagement sur le long terme.
| Avantages | Inconvénients | |
| CDI | Stabilité Fidélité | Coûts fixes Charges sociales |
| CDD | Souplesse à court terme | Manque de continuité |
| Freelance | Flexibilité Expertise ciblée Coûts mieux maîtrisés | Pas de présence à temps plein Moins de contrôle sur le travail effectué |
Trouvez les meilleurs candidats pour déléguer vos tâches administratives
Que ce soit pour un recrutement en interne ou de l’externalisation, plusieurs solutions vous aident à trouver le profil qu’il vous faut :
- les agences de recrutement : véritables chasseurs de têtes, elles vous proposent des profils qualifiés qui correspondent parfaitement à vos attentes ;
- les réseaux sociaux professionnels : avec LinkedIn, vous faites des recherches ciblées par type de profil, localisation ou secteur d’activité ;
- les jobboards : les plateformes comme Indeed, HelloWork ou Welcome To The Jungle vous permettent de publier une offre d’emploi contenant tous les critères spécifiques de votre recherche ;
- les plateformes freelance : si vous cherchez un prestataire indépendant, les plateformes de mise en relation référencent des centaines de profils freelance (Malt, Upwork ou Fiverr sont les plus connues).
Combien coûte l’assistance administrative en entreprise ?
Voici une fourchette de prix pour les différentes solutions :
- Salaire d’un assistant administratif en interne : entre 1 800 et 2 500 € bruts par mois ;
- Coût d’une secrétaire indépendante ou d’un assistant virtuel : à partir de 200 € par mois pour un abonnement récurrent et selon le service ;
- Tarif d’un office manager freelance : ils oscillent entre 300 € et 800 € par jour selon les missions.
Si toutes ces solutions peuvent représenter un coût conséquent pour votre entreprise, gardez en tête qu’il s’agit d’un véritable investissement en termes de gain de temps, d’efficacité et de croissance.
5 étapes pour bien déléguer votre administratif
Pour vous assurer de l’efficacité de votre collaboration, nous vous conseillons de suivre ces 5 étapes.
1. Déterminez clairement vos priorités
Listez précisément les tâches que vous souhaitez déléguer (facturation, gestion RH, optimisation des process…). Cette première étape est indispensable pour vous aider à cibler le bon profil. De plus, cela vous sera aussi très utile pour démarrer votre collaboration sereinement.
2. Testez avant de vous engager
Si vous faites appel à un prestataire externe, commencez avec une mission ponctuelle avant d’opter pour une collaboration régulière. Cela vous permettra de valider que votre nouveau partenaire dispose bien des compétences dont vous avez besoin et que ses méthodes de travail vous conviennent.
3. Soignez l’onboarding de votre collaborateur
Salarié ou freelance, prenez le temps de bien accueillir votre nouveau collaborateur. Que ce soit de manière physique ou virtuelle, assurez-vous de transmettre toutes les informations nécessaires sur votre entreprise et vos valeurs pour le rendre efficace rapidement.
4. Utilisez les bons outils pour une gestion administrative efficace
De nombreux outils de gestion de projet vous aident à attribuer les tâches que vous souhaitez déléguer et à suivre leur avancement. Vous pouvez utiliser des outils collaboratifs en ligne comme Trello, Notion ou Slack par exemple.
5. Évaluez et ajustez selon l’évolution de l’entreprise
Après quelques mois, pensez à faire un état des lieux des bénéfices apportés, mais aussi des axes d’amélioration encore possibles.
Conclusion : quelle solution d’aide administrative pour votre entreprise ?
Si recruter un salarié en interne vous assure une présence quotidienne et une immersion totale dans votre culture d’entreprise, collaborer avec un prestataire freelance vous apporte plus de flexibilité tout au long de votre collaboration. Start-up, TPE ou PME, ne prenez pas ce choix à la légère, car il peut avoir un véritable impact sur votre productivité et votre rentabilité !
Chez CHO Digital, nos office managers freelance vous accompagnent dans tous vos besoins administratifs et stratégiques. Contactez-nous pour faire le point sur vos besoins !
