Comment gérer les impayés clients : nos conseils pour TPE et PME

12,6 jours de retard : c’est le délai moyen des paiements entre professionnels en France. Un chiffre préoccupant pour les TPE et PME, où chaque jour de retard peut mettre en péril la trésorerie et freiner leur croissance. Alors, comment gérer les impayés clients et éviter des conséquences désastreuses ? Découvrez dans cet article nos conseils pour réduire les retards de paiement et protéger la santé financière de votre entreprise.

Suivre les retards de paiement grâce à une comptabilité rigoureuse

Pour ne pas vous laisser dépasser par les créances clients, une comptabilité précise et à jour est essentielle. En effet, elle vous permet d’identifier rapidement les mauvais payeurs et d’agir sans délai.

Si vous disposez des ressources en interne, assurez-vous d’effectuer un pré-lettrage comptable quotidien. Cette bonne pratique vous évitera d’émettre des relances inutiles à des clients ayant déjà réglé leur facture. Vous veillez ainsi à maintenir des relations professionnelles sereines.

De plus, pour simplifier votre gestion financière, vous pouvez aussi avoir recours à des outils numériques. Des logiciels comme Sellsy, Tiime, Qonto ou Pennylane offrent ainsi une vision claire et centralisée de votre comptabilité. D’ailleurs, avec un accès partagé à votre expert-comptable, quelques clics suffisent pour lui transférer vos pièces justificatives. De quoi gagner du temps tout en améliorant votre communication avec votre partenaire.

Anticiper les impayés avec des conditions de paiement solides

Afin de prévenir d’éventuels impayés, assurez-vous de communiquer vos conditions de paiement avec votre client avant tout engagement. Ainsi, pour démarrer la collaboration sur des bases solides, il est indispensable de rédiger des CGV claires et précises. Elles devront indiquer vos modalités de facturation (entre 30 et 60 jours à compter de l’émission de la facture), les délais de paiement attendus, ainsi que le montant des pénalités appliquées en cas de retard de paiement.

Avant de lancer un projet, faites impérativement signer vos CGV. Nous vous conseillons également de rappeler vos conditions de paiement sur votre devis ou votre bon de commande. En cas de litige ou de procédure de recouvrement, ces documents deviendront des preuves tangibles pour contrer la mauvaise foi de certains partenaires.

Comment gérer les impayés clients à l’amiable ?

Un suivi rigoureux de votre comptabilité vous permet de relancer vos clients avant même l’échéance de leur paiement. Dans ce cas, un simple e-mail de rappel peut suffire à éviter un retard.

Vous vous rendez compte que la date d’échéance est passée et que la facture demeure impayée ? Contactez rapidement votre client débiteur pour comprendre les raisons du retard. Restez patient et courtois : il peut s’agir d’un simple oubli ou de difficultés financières passagères. Ce dialogue préservera vos relations commerciales tout en vous assurant que votre client règlera rapidement ses dettes.

En revanche, en l’absence de réponse, la situation peut se compliquer. Il vous faudra alors envoyer une lettre de relance, dans laquelle vous pourrez proposer un nouveau délai de paiement à votre client.

Vous ne recevez toujours pas le paiement de votre facture ? La dernière étape consiste à transmettre une lettre de mise en demeure de payer. Par ce courrier recommandé, vous précisez que si le règlement n’intervient pas au terme fixé, vous serez contraint d’avoir recours à la voie judiciaire pour le recouvrement des factures.

Déléguer le recouvrement des créances clients

Si vos tentatives de recouvrement à l’amiable restent sans succès, il est temps de vous tourner vers des professionnels. Rapprochez-vous alors d’un commissaire de justice ou d’une société de recouvrement pour prendre le relais et engager des démarches judiciaires.

Quelles procédures judiciaires pour gérer les impayés clients ?

Pour les petites entreprises, il existe des alternatives plus rapides et moins coûteuses aux démarches judiciaires classiques comme l’assignation en paiement. Il s’agit de :

• l’injonction de payer : après avoir transmis toutes vos pièces justificatives au tribunal, votre client débiteur aura l’obligation de régler ses factures impayées par décision de justice ;
• la procédure simplifiée de recouvrement de créances : réservée aux dettes inférieures à 5 000 € (somme due et intérêts compris), elle vous permet de mandater un huissier de justice pour trouver un accord avec le débiteur sans passer par les tribunaux.

Le recours aux sociétés de recouvrement pour la gestion des créances

Si vos créances sont nombreuses ou importantes, vous pouvez faire appel à une agence de recouvrement. Celle-ci peut ainsi prendre en charge le suivi intégral de la gestion de vos impayés, des relances à l’amiable jusqu’aux éventuelles actions en justice. Ce service a cependant un coût plutôt élevé (en moyenne, entre 10 et 15 % de la facture recouvrée).

Pourquoi confier la gestion de vos impayés à un office manager ?

Faire appel à un office manager pour gérer les impayés offre de nombreux avantages à un chef d’entreprise. Les TPE et PME, notamment, manquent souvent de ressources internes pour traiter ces questions. Voici 5 raisons de vous faire épauler par un office manager sur vos problématiques de recouvrement de créances :

• Gagnez du temps : l’office manager possède l’expertise nécessaire à la gestion du poste client. Ainsi, il est opérationnel tout de suite pour prendre en charge ces tâches chronophages et vous libérer du temps. De plus, il s’adapte aux spécificités de votre entreprise pour une stratégie de gestion des impayés sur mesure.
• Préservez vos relations clients en gardant la gestion commerciale en interne. Contrairement aux pratiques parfois agressives des cabinets de recouvrement, l’office manager privilégie une approche diplomatique, en adéquation avec les valeurs de votre entreprise.
• Améliorez vos processus internes : grâce à son expérience dans différentes structures, un office manager peut vous proposer des axes d’amélioration de vos procédures comptables. Il peut ainsi mettre en place avec vous des outils de suivi ou des rappels automatisés.
• Déléguez d’autres missions : le métier d’office manager regroupe toute une palette de compétences liées à la gestion d’entreprise. En plus des impayés, il peut donc vous accompagner sur d’autres projets comme vos missions RH, votre démarche de certification qualité ou même la gestion de vos réseaux sociaux.
• Optimisez vos coûts : en collaborant avec un office manager freelance, vous ne payez que pour le temps dont vous avez réellement besoin. Une alternative intéressante aux cabinets de recouvrement, dont les frais sont souvent élevés.

Comment gérer les impayés en entreprise : l’essentiel à retenir

Vous faites face à des retards de paiement de la part de vos clients ? Les possibilités de relance à l’amiable suffisent généralement à recouvrer vos créances. Mais si celles-ci demeurent impayées, un recours judiciaire, avec l’aide d’un commissaire de justice, peut s’avérer nécessaire.

Dans tous les cas, nous vous recommandons d’adopter des mesures préventives pour limiter les retards de paiement. On parle notamment d’une gestion minutieuse de votre compatibilité et d’un formalisme précis de vos conditions de paiement.

Besoin d’aide pour structurer vos procédures comptables ou gérer le recouvrement de vos impayés ? Un office manager freelance peut être un partenaire idéal pour les TPE et PME. Chez CHO Digital, nous vous proposons un accompagnement personnalisé qui respecte les valeurs humaines de votre entreprise. Envie d’en savoir plus ? Consultez nos services d’office management ou contactez-nous dès aujourd’hui pour une demande de devis !